Cuando uno tiene varias cuentas de correo y lo lee desde varios sistemas diferentes (el ordenador de la redacción, unos días corriendo Linux y otros Windows, el ordenador de casa -a ratos Mac OSX y a ratos Linux-, el portátil, el móvil, ...) tener el correo ordenado y al día es una locura si se utiliza el protocolo POP3.
¿Qué es esto de los protocolos POP3 e IMAP? Simplificando mucho, (para más detalles, me remito a la Wikipedia, donde lo explican muy bien) son dos formas diferentes de recuperar el correo electrónico de nuestro servidor.
El protocolo POP3 es muy sencillo y rápido. Nuestro programa de correo electrónico se conecta al servidor, le "pregunta" si hay nuevos mensajes, los descarga (es decir, los copia en el disco duro de nuestro ordenador) y opcionalmente, si se lo pedimos, los borra del servidor. Una vez descargado, en nuestro ordenador clasificaremos el correo en carpetas, lo marcaremos como leído o no, etc.
Una de las limitaciones de POP3 es que, si se accede al servidor de correo desde distintos equipos, podemos acabar con los correos que hemos descargado dispersos por distintas máquinas y carpetas si no somos muy organizados y sincronizamos todas nuestras carpetas de correo entre los distintos equipos. Además, si se nos estropea el disco duro, perdemos todos los correos guardados.
El protocolo IMAP funciona almacenando permanentemente los mensajes en el servidor. El programa de correo puede descargar sólo los encabezados (remitente, asunto y poco más) o el mensaje completo si lo queremos leer entero, pero el correo permanece en el servidor mientras que no lo borremos explícitamente.
Si creamos carpetas para organizar el correo, éstas se crean en el servidor, con lo que podemos tener siempre el correo organizado y clasificado accedamos desde un equipo u otro.
El inconveniente que tiene el correo IMAP es que requiere de unos servidores de correo con mucha capacidad de almacenamiento y que es, en general, más lento que el correo POP3, puesto que hay mucho más tráfico entre el cliente (nuestro programa de correo) y el servidor.
En una sesión típica POP3, el cliente se conecta al servidor, descarga los correos, opcionalmente los borra, cierra la conexión y el usuario lee los mensajes. Toda la gestión del correo se hace con archivos locales, almacenados en nuestro disco duro.
En una sesión con correo IMAP nos conectamos al servidor, descargamos las cabeceras y vamos leyendo los mensajes que nos interesan. Si no los hemos leído previamente, estos mensajes deben descargarse según los solicitamos, lo que implica que la conexión debe permanecer abierta o reabrirse.
Hasta hace poco el correo IMAP sólo se utilizaba en entornos corporativos, mientras que los usuarios "domésticos" utilizábamos el correo POP3. La situación está cambiando y cada vez más proveedores de Internet ofrecen correo IMAP a los usuarios "de calle".
Debería mencionar otra forma alternativa de uso del correo: el correo web o "webmail", en el que leemos el correo en una página web con nuestro programa navegador y no un programa de correo específico. Sin duda, es una de las formas más cómodas de gestionar nuestro correo, pero nos obliga siempre a utilizar un navegador web que no siempre está disponible (p. ej., mi móvil, un Nokia básico, tiene un programa de correo aceptable que soporta IMAP y es bastante rápido y cómodo. El navegador web del móvil es mucho más lento e incómodo, tanto el que trae "de serie" como otros que le he instalado).
¿Qué sistema de correo es mejor? Pues depende del uso que se le vaya a dar. Si ud. siempre lee su correo desde el mismo ordenador y no tiene un volumen de correo muy grande, probablemente el correo POP3 sea el más indicado para sus necesidades. Por el contrario, si se tiene mucho correo, o varias cuentas, o se accede desde distintos equipos, el correo IMAP o un "webmail" puede ser lo más indicado.